【差がつくビジネス文書フォーマット】
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4471191209

以前、海外の著者とコンタクトを取りたい生徒さんがいて、推薦状を書いたことがあります。

オフィシャルな文書ということで、ある有名通訳＆翻訳家の方にお願いして翻訳してもらったのですが、見事な英語表現になっていて、驚きました。

やはり餅は餅屋です。

この経験を通じて、もう一つ気づいたことがあって、それは、オフィシャルなシチュエーションにおける「フォーマット」の重要性です。

その翻訳家の方は、レターを出す際、フォーマットまで指導してくれたのですが、おかげで生徒さんはその海外の大物著者とコンタクトを取り、見事ビジネスのチャンスをつかむことができました。

フォーマットがいかに大事かを思い知らされる出来事でした。

ということで、本日紹介するのは、このビジネス文書の「フォーマット」を教えてくれる実用書。

30万部を突破した、「基礎からわかる“伝わる！”」文章シリーズの最新刊です。

実際のビジネス文書が、社内・社外と分けて解説されており、どこに何を書くのか、どんな順番で書くのか、バッチリフォーマットが解説されています。

たとえばですが、みなさんは、ビジネス文書が横書きから縦書きになった時、何が変わるかご存知でしょうか？

本書には、こういった細かなルールが丁寧に書かれています。

◆縦書きと横書きで違う点
・日付、発信者名、宛名は末文と別記の間に書く
・標題は、通常は付けない
・文書番号を付けない
・儀礼性の高い文書では、付記は付けない
・弔事の文書では、頭語や時候の挨拶を省略する

さらに、評価されるビジネス文書の書き方や、伝わる文章を書くためのちょっとした工夫、無駄な部分の削り方など、かなり具体的に突っ込んで、文章テクニックが紹介されています。

ビジネスにおいて、新たな人間関係や取引先を開拓しようとする時、たった一枚の依頼書がモノを言うことがあります。

つまらぬことでチャンスを失わないためにも、ぜひ読んでおきたい一冊です。

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▼ 本日の赤ペンチェック ▼
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すべてのビジネス文書には、「目的」と「役割」があります。その目的と役割を踏まえて正確に記述することや、必要事項を漏らさず記述することは、すべてのビジネス文書に共通して求められます

二つ以上の事柄が含まれた長い文は分割します

項目が多いときは、ひと目でわかるように箇条書きを活用します

ビジネス文書には、本来の目的以外に「隠された目的」が存在することがあります。その目的を意識するかどうかで文書の書き方も変わります

フォーマットの要素には。（１）文書番号、（２）発信日付、（３）宛名、（４）発信者名、（５）標題、（６）前文（頭語／挨拶）、（７）主文（本文／用件）、（８）末文（結びの挨拶／結語）、（９）別記（「記」→箇条書きを主体にした文章→「以上」）、（10）担当者名があります

時下は「今この時」の意味で、これを用いたら、時候の挨拶は不要です

時候の挨拶、祝福の挨拶に続けて、日頃の取り引きやお付き合いに対する謝意を示す

◆縦書きと横書きで違う点
・日付、発信者名、宛名は末文と別記の間に書く
・標題は、通常は付けない
・文書番号を付けない
・儀礼性の高い文書では、付記は付けない
・弔事の文書では、頭語や時候の挨拶を省略する

大幅な遅延が見込まれます
↓
約６時間の遅延が見込まれます

まず、文を単純な構造にできないかを考えます。一つの文が一組の主語・述語で構成されている文こそ、最も単純な構造

「～という」や「～として」を削って簡潔にする

特定の会社の登録商標が、一般名称化していることがあります。一般名称として使用が認められているものもありますが、使用する際は注意が必要です。例えば、宅急便（宅配便）、セロテープ（セロハンテープ）などです。これらは、括弧内に示した一般名称を使います

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『できる！ビジネス文書のつくり方が身につく本』永山嘉昭・著　高橋書店
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4471191209

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◆目次◆

第１章　ビジネス文書の基本
第２章　効率よく伝わる文書をつくる
第３章　伝わりやすい文章にする
第４章　見やすい文書にする
第５章　ビジネスメールの書き方
巻末付録 　ビジネス文書実例集