2017年5月12日

『快速エクセル』美崎栄一郎・著 vol.4678

【これでバッチリ時短】
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4295000876

本日の一冊は、ストーリー形式でエクセルの賢い使い方が学べるという、一見無理そうでちゃんと成立している、ユニークな企画。

ベストセラー作家であり、商品開発を専門とする経営コンサルタントの著者、美崎栄一郎さんが、誰でも時短できる『快速エクセル』術を、「重要なところだけ」丁寧に解説しています。

ストーリーは、25歳の主人公(エクセル初心者)、田所俵太(たどころひょうた)が、転職するところから始まります。

新しい職場で待っていたのは、俵太の教育担当となった可愛らしい女性で、ドリカムの吉田美和と同姓同名の、吉田美和先輩。

「カラオケではドリカムは歌えないんだけどね!」
「ダメよ、ダメダメ」

ツッコミが難しいギャグを連発する美和先輩に頼まれ、主人公は、はがきデータの入力を始める…、とそんなストーリーです。

「田所くん、終わった? え……まだ30枚?あースマホ世代だもんね」
「じゃあ、やってみるね、はがきを貸してください」

まさに先輩から教わっている感覚で、効率的なデータの入力方法、ミスを防ぐ方法、必殺ショートカットキーが学べるという、かつて存在しなかったユニークな一冊。

天然なのに仕事がめっぽう速い、美和先輩のテクニック、その他登場するエクセルの達人たちのテクニックを盗んでいるうちに、自分も仕事ができるようになるはずです。

これは、ベストセラーになるにおいがしますね。

さっそく、紹介されているテクニックを見て行きましょう。

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「じゃあ、やってみるね、はがきを貸してください」
美和先輩は、さっそく俵太のデスクに置いてあるはがきを手に取り、郵便番号を見ながら、ざっくり10束に分けている。北海道などの「0」から始まるもの、沖縄などの「9」から始まるもので、目視でサッとはがきを分けていく。その「0」の束を取り、「060-0042」のように数字を入力すると、いつの間にか、北海道札幌市中央区……と画面に表示される。全然マウスを触らない。あっという間に、1束分のはがき、約30人分のデータが入力完了してしまった。

郵便番号は日本語入力を補助するソフトウェアIME(インプットメソッドエディタの略)で住所に変換できます。ひらがなから漢字に変換するように、「060-0042」と日本語入力モードで入力して変換すると、該当する北海道の住所が入力されます

実は、美和先輩は、住所の左側のセルに「=PHONETIC(範囲)」と関数を入力して、一気に郵便番号も抜き出していました

[Space]で変換せずに[F7]を押すと、一発でカタカナに変換できます。未だに銀行の口座名などに使われている半角カナは、[F8]を。全角で「1ー105ー22F」のように番地を入力した場合は、[F10]を押して「1-105-22F」と半角に変換できます

実は、初期設定のエクセルでは、編集中のデータを10分ごとに自動保存しています。[ファイル]タブ→[情報]→[ブックの管理]に、自動保存されたブックの一覧が表示され、該当のブックを選択するとデータを回復できます

もし新店舗分の売上表が必要になったら、既存のシート(シート見出し)を[Ctrl]を押しながら横にドラッグしてみてください。シートが一瞬でコピーされ、同じフォーマットのまま入力を進められます

「支店別売上」のように、同じフォーマットを使って複数のシートを作成しているときに、表のタイトルが間違っていると、そのすべてのシートで修正をしなくてはなりません。1つ1つシートを切り替えて文字を直していくなんて、ほぼ苦行ですよね。そんなときに便利なのが、複数のシートを一度に修正できるシートのグループ化です。[Ctrl]を押しながらシート見出しを選択すると、グループ化されます

[Ctrl]+[Shift]+[@]を押すと、シートの数式が一気に表示されるので、数式の内容をチェックできます

VLOOKUP関数を使って商品名から単価を求める

SUBTOTAL関数で、必要なデータだけの合計を求める

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普通に使っていたら知らなそうで、でもものすごく便利、というテクニックを中心に紹介しているので、仕事効率が一気に上がりそうです。細かい操作方法は、実際に本を見て確認してください。

自分で読んで勉強するも良し。社内の新人や総務担当に読ませるも良し。これ一冊で、飛躍的に時短が進むこと、間違いなしです。

もちろん、早く帰りたい人は、もれなく読んでください。

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『快速エクセル』美崎栄一郎・著 インプレス

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◆目次◆

プロローグ
はじめに
CHAPTER1 入社1日目 データ入力で基礎力が分かる
CHAPTER2 ノー残業DAY 仕事が速い人の究極ショートカット術
CHAPTER3 本日は初営業 仕事上手の好感度テクニック
CHAPTER4 すごい新人登場 関数は最強の武器である
CHAPTER5 企画の改善 相手を納得させるデータの力
CHAPTER6 プレゼン本番 資料は見た目が9割と心得よ
エピローグ
おわりに
INDEX

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