【カリスマ秘書の仕事術とは？】
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4756916937

本日の一冊は、日本人として初めて米国公認秘書検定および米国上級秘書検定に合格し、米国人でも入学・卒業が困難とされるバーチャルアシスタント養成機関AssistUを優秀賞にて修了したというプロフェッショナル秘書が、その仕事術を公開した一冊。

見出しで「できる秘書」と「ダメ秘書」の行動を比較し、どうすればデキる人になれるのか、秘書以外の仕事に就いている方にも、有用なアドバイスをしています。

いくつか例を紹介してみましょう。

・できる秘書は優先順位なし、ダメ秘書は優先順位をしっかりつける
・できる秘書は「アポ時間ちょうど」に訪問し、ダメ秘書は５分前に訪問する
・できる秘書は電話をかけ、ダメ秘書はメールで済ます
・できる秘書はビジネス誌を買い、ダメ秘書はファッション誌しか買わない
・できる秘書はハンカチを二枚持ち、ダメ秘書は一枚のみ携帯する

これらの心構えだけでも十分価値がありますが、本書で感銘を受けたのは、デキる秘書の旅程表の作り方（細かい！）と、以下の質問。

＜あなたは次の質問にすぐ答えられますか。自社の売上高と主な利益率（できれば過去三年間の推移も）、製品（サービス）別の売上におけるシェア、株主の名前と持ち株順位、上場企業ならば直近の株価、主な取引先と取引先各社に出荷している製品やサービス、業界内での地位（マーケットシェア）と業界のトレンド、主な子会社、組織図と主要各部署の長の名前＞

これらはじつは、経営者が全社員に求めていることであり、デキるビジネスパーソンになるには、誰もが押さえておきたい基礎知識です。

秘書向けの本ではありますが、ビジネスパーソンにとっても、対人スキルや段取り、仕事の心構えが学べる有用な一冊です。

ぜひ読んでみてください。

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▼ 本日の赤ペンチェック ▼
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目の前にある仕事の優先順位を決めるのは秘書ではありません。優先順位の決定権は上司にあり、いくら秘書が「こちらのほうが重要そう」と思っても、上司はそう思っていないことも多々あります

優先順位を自分で決める場合には、「複数の人間がからんでいる案件は先に」がコツ

できる秘書は「アポ時間ちょうど」に訪問し、ダメ秘書は５分前に訪問する

仕事用のスケジュール帳を使っているかたはそれか、お持ちでないかたはパソコン上のスケジュール管理ソフトウェアに、あらかじめ「ファイリング」「事務所の掃除」など、やらなければならないことを時間指定で入れてしまいます

秘書歴のあるかたや常に工夫をされるかたは、有益な情報がつまった旅程表を作ります。駅までの交通機関（社用車の手配、ドライバーさんの連絡先など）、新大阪駅で出迎える人（社員）の名前と連絡先、営業会議のトピック、大阪支社の緊急連絡先、会議終了から神戸工場視察に出発するまでに何をするか（昼食、打ち合わせなどを設定するかどうか）、神戸工場の住所と視察担当者の連絡先、どのタイミングで神戸泊のホテルにチェックインできるか、会食の簡単な趣旨（なぜ、今回このかたと会食するのか）、お土産の手配（大阪支社の社用車に積んでおく、など）

紙切れや付箋紙に書いたメモは、雑記帳にテープやホチキスですぐにそのまま留めて、日付と時間を書き入れておきます

できる秘書は電話をかけ、ダメ秘書はメールで済ます

できる秘書は「24時間以内に」メールを返信し、ダメな秘書は「状況がわかり次第」返信する

あなたは次の質問にすぐ答えられますか。自社の売上高と主な利益率（できれば過去三年間の推移も）、製品（サービス）別の売上におけるシェア、株主の名前と持ち株順位、上場企業ならば直近の株価、主な取引先と取引先各社に出荷している製品やサービス、業界内での地位（マーケットシェア）と業界のトレンド、主な子会社、組織図と主要各部署の長の名前

できる秘書はハンカチを二枚持ち、ダメ秘書は一枚のみ携帯する

できる秘書はデスクに鏡を置き、ダメ秘書は化粧室へ向かう

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『「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣』西真理子・著　明日香出版社
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4756916937

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◆目次◆

第１章　仕事編
第２章　メール・電話・ツール編
第３章　モチベーション・スキルアップ編
第４章　コミュニケーション編
第５章　身だしなみ編
第６章　プライベート編