2017年4月26日

『最新「仕組み」仕事術』泉正人・著 vol.4662

【あのベストセラーが最新版になって登場!】
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本日ご紹介する一冊は、累計30万部のベストセラーとなった、『「仕組み」仕事術』の最新版。

前回の版が出てから約9年ですから、その間に登場したデジタルツールなどの活用法も含め、大幅アップデートされた内容が書かれています。

仕組み化のメリットや原理原則は変わらないものの、この9年間で登場したツールがすごい。

ツールの存在自体は、既にご存知の方もいらっしゃるでしょうが、ここまで使いこなしているとは、驚きました。

本や雑誌をPDF化してクラウド上に保存する方法、名刺管理がいらなくなる方法、メール処理を素早くこなす10のルール、Gmailを使い倒して効率的にタスク管理する方法など、著者が実際にやっている方法が詳しく書かれています。

なかでも便利だったのは、チームメンバーのタスク管理も一発で確認できる方法。

高額なシステム開発を必要としないやり方で、中小企業にとっては、検討する価値のある仕組みだと思いました。

チェックシートの作り方やミスが再発しない仕組みづくりなど、経営者・マネジャーなら知っておくべきやり方がひと通り書かれています。

さっそく、ポイントをチェックしてみましょう。

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専門的なスキルを持った人に依存するということは、リスクの分散ができていない状態

人の才能に頼った時点で成果にムラが出る

情報に振り回されないために最初に打てる手は、ノイズをできるだけ排除して、質の高い情報を集中的に集める「仕組み」をつくることです。つまり、情報の入口の段階で対策を講じるのです。わかりやすいノイズといえば、「スマホのプッシュ通知」があります。私の場合、プッシュ通知は集中力の妨げになるので、いっさい通知がこないように設定しています

私は日頃から徹底してペーパーレス化をしていますので、本や雑誌はPDF化してクラウド上に保存しています。そして普段は、スマホやタブレットにインストールした「i文庫HD」というPDFビューワーでそれらを読んでいます。OCRで文字を認識させているので、気になる文章があったらその場でハイライトし、その部分をクラウドのEvernoteに飛ばせるように設定してあります

かつての私は、頂戴した名刺をすべてスキャナーで取り込み、名刺管理アプリを使って一生懸命管理していました。しかし、実際には名刺交換をしても一度も連絡をしない人の方が圧倒的に多いことにあらためて気づき、方法を変えることにしました。それは、その場でメールを送るという方法です

「内容確認しました。OKです」
「社内で検討しますので、明日までお時間ください」
このような、よく使う文言はどんどん辞書登録していき、数回キーボードを押すだけで返信できるようにしておくことです

同じ案件であればすべて「全員に返信」で返信し、件名をいっさい変えない

私は普段、外出先からもスマホ(iPhone)を使ってメールすることが多いので、「音声入力機能」を使っています

検索条件を設定しておくことで、私は自分が担当となっている案件を【たんとう泉】で検索するだけで一覧で見ることができます。さらに【かんりょう】が入っていないタスクのみを抽出することもできるので、「自分が担当で、未完了のタスク」というのが一目で管理できるのです

チェックシートを徹底的につくり込むと、新入社員などのスタッフがメモを取る必要もなくなります。むしろ、チェックシートがあるのに補足でメモを取らないといけないのであれば、それはチェックシートが不完全な証だと思うようにしましょう

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じつはこの本の最初の版を土井に進めてくれたのは、キーワードマーケティング研究所の滝井代表でした。

あの時も読んで目からウロコが落ちましたが、今回も「今すぐ」使ってみたい衝動に駆られるノウハウがたくさんありました。

「Launcher」アプリの使い方の部分だけわかりにくかったですが、その他はすべて細かいところまで解説されており、じつに実践的な内容でした。

ぜひ読むことをオススメします。

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『最新「仕組み」仕事術』泉正人・著 ディスカヴァー・トゥエンティワン

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◆目次◆

序章 なぜ仕事に「仕組み」が必要なのか?
第1章 時間をつくるための「仕組み」
第2章 ミスをなくすための「仕組み」
第3章 人に仕事をまかせるための「仕組み」
第4章 最少の労力で最大の成果を出すための「仕組み」
第5章 成長し続けるための「仕組み」

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