【日本一の秘書の教え】
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4833420643

本日の一冊は、カレーハウスCoCo壱番屋の創業者宗次氏の秘書を務め、日本秘書協会選出の「ベストセクレタリー」も受賞した著者が、秘書業務の真髄を披露した一冊。

秘書の方が書いたビジネス書、マナー本は山ほど読んできましたが、本書ほど「プロの仕事」を感じた本はありません。

たとえば、得意先から電話を受けた時。電話に出てから相手を確認するようでは遅い、というのが著者の意見です。

どうするかというと、よくかかってくる相手の電話番号の下四桁を覚えておいて、「いつもお世話になります、○○様」「××の件でございますね」と続ける。そして、手はすでに関連の資料のファイルに伸びている…というのが段取りです。

本書には、ほかにも「プロ秘書」の技が紹介されているのですが、いずれも目から鱗のノウハウばかり。

一部紹介するだけでも、すごさを実感していただけるのではないでしょうか。

・新幹線では、上司の隣に座らず、前後どちらかの車両の席を取る
・スケジュールは「色」で管理する
・お礼状を書くなら、上司と話をしてエピソードを引き出す

また、予定を入れないほうがいい期日や、名刺管理のコツ、人間関係を保ちながら守秘義務を守る方法など、他の職種の方が読んでも参考になる仕事術が、たくさん書かれています。

◆一般的に、予定を入れないほうがいい期日
・月曜日の午前中、金曜日の夕方
・会議の直前、直後
・出社直後、昼食直後、退社直前
・出張や長期休暇の直前直後の半日

＜秘書は、上司の肩書を利用しても、利用されてもいけません＞
という一文に代表されるように、全般的にプロ意識を感じさせる内容で、非常に好感が持てました。

ぜひ読んでいただきたい一冊です。

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▼ 本日の赤ペンチェック ▼
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よくかかってくる電話番号の下四桁を覚えておく必要があります。電話が鳴って、番号表示を見る。そこで、下四桁を見ただけで「取引先の××さんだ」とわかるのがプロです。もし覚えきれないほど多種多様な企業から電話がかかってくるような職場なら、電話番号と会社名、担当者の名前を一覧表にしておく必要があるでしょう

自分だけはキレイに身なりを整えて「お足元の悪いなか……」と言われても、「自分を気遣ってくれた」と感じる人は少ないでしょう。それよりは、どんなにぎこちない新人の対応でも、まず笑顔で「タオルをお使いください」と言われたほうが嬉しいはずです

上司と議論になってしまい、このまま話し続けても平行線だと感じたら……。この場合、取るべき対応はただひとつ。秘書が引くのです。（中略）嫌な空気を残さないよう配慮するのは秘書の役目です

秘書は、上司の肩書を利用しても、利用されてもいけません

二人で出張に行くとき、新幹線で隣同士の席に座るのは間違いです。上司がグリーン車に座るなら、前後どちらかの車両の席をとります。たとえ社長秘書であっても、秘書は一般社員なので、ランクを一つ下げて当然です。隣の車両であれば、必要な場合はすぐに駆けつけることができるので、上司が困ることもありません

◆一般的に、予定を入れないほうがいい期日
・月曜日の午前中、金曜日の夕方
・会議の直前、直後
・出社直後、昼食直後、退社直前
・出張や長期休暇の直前直後の半日

名刺が必要になるのは、受け取った直後のタイミングが多いもの。上司から、「先日○○会で会った社長さんの名刺を出して」などと言われたり、「先日○○会でお会いした○○ですが、改めて一度面談を……」などと連絡をいただいたりすることが多いからです。そのため、一カ月間はあえて通常のファイルに仕分けせず、保留の状態にして取り出しやすい場所に置いておきます。その後は、基本的には社名を「あいうえお順」にし、さらに業態別、会社の所在地別に分けたりします

たとえばお礼状を書くなら、上司と少し話をしてエピソードを引き出すのです。「週末はよく晴れましたね。ゴルフのほうはいかがでした？」と話しかければ、「特に○○さんのスコアが良くてね……」などという話が聞けるでしょうし、「○○さんはグルメでいらっしゃるから、おいしいお店をご紹介いただけたんじゃないですか？」と聞けば、「あんな穴場があるなんて知らなかったよ」と、機嫌よく会食の話をしてくれるのではないでしょうか。お礼状には、そうして得た「生きた情報」を、ひと言コメントとして盛り込みます

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『日本一のプロ秘書はなぜ「この気遣い」を大事にするのか？』 中村由美・著 プレジデント社
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4833420643

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◆目次◆

chapter1　お客様応対のオキテ
chapter2　上司に仕えるオキテ
chapter3　守秘義務と危機対応のオキテ
chapter4　華麗なる仕事のオキテ
chapter5　評価が上がる会話のオキテ
chapter6　癒しをもたらす立ち居振る舞いのオキテ
chapter7　明日を担う新人教育のオキテ